Conformément à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et au Réglement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, l’unité CRIStAL tient à vous rappeler que vos données personnelles vous appartiennent et que vous avez des droits :

• Droit à l’information,
• Droit à l’accès
• Droit à la rectification,
• Droit à l’oubli,
• Droit à la portabilité,
• Droit au consentement libre, spécifique et éclairé.
• Droit de définir des directives quant au sort de vos données personnelles après votre mort.

Toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations le concernant, en s’adressant au Secrétaire Général de CRIStAL. Le délai de réponse est d’un mois à compter de la réception de la demande.

Cette rubrique vous présente les données personnelles que nous sommes amenées à collecter et les raisons de cette collecte. Retrouvez, par rapport à votre profil, la nature des données collectées et les moyens d’exercer vos droits concernant ces données.

• Pour les visiteurs de ce site,
• Pour une demande d’accès ZRR,
• Pour les membres de l’unité,
• Pour les utilisateurs de services CRIStAL non membres de l’unité.

Pour les visiteurs de ce site

Ce site n’utilise aucun outil de traçage mais les informations concernant les documents consultés sont enregistrées et conservées durant 12 mois (code des télécommunications).

Quelles informations sont collectées ?

Ces données correspondent au contenu des journaux de connexion :

• la date et l’heure de votre connexion,
• votre adresse IP,
• le document consulté,
• le type de votre navigateur.

Quelle est la finalité de ce traitement ?

Ces informations sont utilisées par les administrateurs techniques (Pôle Informatique et Technique) pour garantir le fonctionnement de la plateforme et pour effectuer des recherche d’incidents notamment en cas d’attaques ou de tentatives d’attaques informatiques. Passé ce délai, les journaux de connexion seront détruits.

Pour une demande d’accès ZRR

Les informations recueillies sont enregistrées dans un fichier informatisé par CRIStAL. Ces données font l’objet d’un traitement informatique destiné à la gestion des demandes d’accès à la ZRR de CRIStAL. Les destinataires des données sont le référent (membre permanent de l’unité devant vous accueillir), la Direction de CRIStAL et le Fonctionnaire Sécurité Défense de l’Université de Lille.

Dans le cadre d’une demande d’accès à la ZRR de CRIStAL, vous ferez l’objet d’une enquête préalable. Celle-ci pourra donner lieu aux opérations et aux prélèvements prévus au II de l’article L. 2381-1 du code de la défense et à la consultation des données personnelles figurant dans les traitements mis en œuvre par les services spécialisés de renseignement relevant du ministère de la défense.

Quelles informations sont collectées ?

La création d’une demande d’accès ZRR nécessite de nombreuses données à caractère personnel pour la constitution du dossier et le fonctionnement du service :

• identité, données d’état civil et adresse postal du demandeur,
• adresse de courrier électronique,
• numéro et copie d’une pièce d’identité,
• curriculum Vitae,
• niveau d’étude,
• situation professionnelle du demandeur,
• référence d’une habilitation d’accès à une autre ZRR,
• habilitation au titre de la protection du secret de la défense nationale,
• données de connexion.

Quel est le délai de conservation des données personnelles ?

Les données sont conservées dans un délai maximum d’un mois à la suite de l’avis du Ministère de tutelle pour la dernière demande transmise. Les données sont ensuite anonymisées pour permettre des traitements statistiques sur le dispositif.

Une demande non transmise au référent dans un délai d’un mois à partir de sa date de création est automatiquement effacée.

Les données de connexion sont conservées durant 12 mois afin de garantir le bon fonctionnement du dispositif (fiabilité et sécurité). Elles regroupent les informations suivantes :

• la date et l’heure de votre connexion,
• votre adresse IP,
• le document consulté,
• le type de votre navigateur.

Comment obtenir des informations sur le traitement de mes données ?

Toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations le concernant, en s’adressant au Secrétaire Général du laboratoire CRIStAL . Pour toute autre question, vous avez la possibilité de contacter notre Délégué à la protection des données.

Pour les membres de l’unité

Les membres de l’unité sont des chercheurs, des doctorants, des stagiaires, des personnels administratifs et techniques.

Des informations sont recueillies et enregistrées dans un fichier informatisé par l’unité CRIStAL. Ces données font l’objet d’un traitement informatique destiné à la gestion administrative des personnels, à la gestion des carrières et de la mobilité, à la mise à disposition des personnels d’outils informatiques et à la formation des personnels. Les destinataires des données sont la Direction et les gestionnaires du laboratoire CRIStAL.

Quelles informations sont collectées ?

Les informations de votre profil de base nous sont communiquées par vous lors de la création de votre compte :

• votre identité,
• votre date de naissance,
• votre nationalité,
• votre numéro de téléphone personnel,
• votre courrier électronique,
• le numéro de téléphone d’une personne à contacter en cas d’accident,
• votre situation administrative,
• votre employeur,
• votre date de début dans l’unité et éventuellement la date de fin (stage, CDD, etc.),
• votre équipe d’affectation,
• l’emplacement de votre bureau.

Une fois admis au sein de l’unité, pour respecter certaines obligations légales, d’autres informations sont nécessaires à la gestion administrative et financière de votre dossier :

• votre identifiant dans le référentiel d’identité de CRIStAL,
• Votre identifiant CMS (Carte Multi-Services) pour l’accès au bâtiment ESPRIT et au système d’impression,
• votre photographie d’identité,
• votre ville de naissance,
• votre pays de naissance,
• vos nationalités,
• vos identifiants Hal et ORCID,
• votre BAP,
• votre composante,
• votre section CNU et/ou votre section CoNRS,
• les informations générales sur votre thèse (sujet, financement, cotutelle, directeur, co-directeur, encadrant, co-encadrant, date de début et de fin, périodes de césure),
• vos fonctions au sein de l’unité,
• votre dernier diplôme (doctorants uniquement),
• la date d’obtention de votre HDR,
• les différents supports occupés,
• les différentes affectations au sein de l’unité.

Comment puis-je réclamer que mes données à caractère personnel soient corrigées ?

Si vous souhaitez que des données soient corrigées, vous pouvez :

• contacter le pôle administratif de l’unité CRIStAL,
• modifier certaines données administratives ou vos paramètres de confidentialité sur le site institutionnel de CRIStAL via l’application Profil.

Comment réclamer une copie de toutes mes données à caractère personnel qui ont déjà été recueillies ?

Vous pouvez demander une copie de toutes les données à caractère personnel vous concernant conformément avec cette politique de confidentialité. Pour ce faire, vous pouvez envoyer un courriel au Secrétaire Général du laboratoire CRIStAL ou au Délégué à la protection des données.

Quel est le délai de conservation des données personnelles ?

Les informations collectées ne sont conservées que durant votre période d’activité au sein du laboratoire et pour une durée ne pouvant excéder 5 ans à la suite de votre départ.

Les finalités sont de :

• faciliter administrativement un éventuel retour d’un ancien membre,
• permettre au Laboratoire de répondre aux enquêtes statistiques telles que l’évaluation des établissements de recherche.

Au terme de cette période, vos données seront anonymisées. Aucune donnée ne sera transmise vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne.

Pour les utilisateurs de services CRIStAL non membres de l’unité

Des informations sont recueillies et enregistrées dans un fichier informatisé par l’unité CRIStAL. Ces données font l’objet d’un traitement informatique destiné à la gestion de comptes (création et destruction), à la définition des droits d’accès, à assurer le bon fonctionnement et la sécurisation des services. Les destinataires des données sont la Direction et les membres du Pôle Informatique et Technique de CRIStAL en charge de la mise en oeuvre des services.

Quelles informations sont collectées ?

Les informations de votre profil de base nous sont communiquées par vous lors de la demande d’accueil au sein de CRIStAL.

• votre identité,
• votre date de naissance,
• votre ville de naissance,
• votre pays de naissance,
• votre nationalité,
• votre formation (collaborateurs extérieurs uniquement),
• votre structure d’origine (collaborateurs extérieurs uniquement),
• votre employeur (prestataires uniquement),
• votre adresse de courrier électronique.

Il est impératif de joindre à cette demande une copie d’une pièce d’identité en cours de validité afin de prouver votre identité. Ce document ne sera pas conservé au-delà de l’étude de votre demande.

Si votre demande est acceptée et si cela est nécessaire, un identifiant vous sera attribué afin de vous permettre de vous authentifier sur un ou plusieurs services CRIStAL. Dans le cadre du suivi technique de l’infrastructure de services, votre activité sera collectée par les services web sous la forme de journaux de connexion rassemblant les informations suivantes :

• la date et l’heure de votre connexion,
• votre adresse IP,
• le document consulté,
• le type de votre navigateur.

Comment puis-je réclamer que mes données à caractère personnel soient corrigées ?

Si vous souhaitez que des données soient corrigées, vous pouvez :

• modifier certaines données à caractère personnel si le service utilisé l’autorise,
• contacter le pôle administratif de l’unité CRIStAL pour les questions relatives à la partie administrative de votre dossier,
• contacter le pôle informatique et technique de CRIStAL (PIT) pour la gestion de votre compte.

Un formulaire de contact est disponible à l’adresse https://www.cristal.univ-lille.fr/contact.

Comment réclamer une copie de toutes mes données à caractère personnel qui ont déjà été recueillies ?

Vous pouvez demander une copie de toutes les données à caractère personnel vous concernant conformément avec cette politique de confidentialité. Pour ce faire, vous pouvez envoyer un courriel au Secrétaire Général du laboratoire CRIStAL ou au Délégué à la protection des données.

Quel est le délai de conservation des données personnelles ?

Les journaux de connexions sont enregistrés et conservés durant 12 mois (code des télécommunications).

Les autres informations collectées, saisies ou enregistrées par vos soins, ne sont conservées que durant votre période d’activité au sein du laboratoire et pour une durée ne pouvant excéder 5 ans à compter de la date de fin de votre collaboration avec l’unité CRIStAL.

Les finalités sont de :

• Préserver les données collectées dans le cadre de projets de recherche,
• Permettre au Laboratoire de répondre aux enquêtes statistiques telles que l’évaluation des établissements de recherche,
• Garantir le bon fonctionnement du système d’information de CRIStAL et garantir sa sécurité.

Au terme de cette période, vos données seront effacées ou anonymisées en fonction de la nature des données. Aucune donnée ne sera transmise vers des pays situés en dehors de l’Union Européenne.

Pour en savoir plus

Pour toute question, vous avez la possibilité de contacter notre Délégué à la protection des données.